讓愛更省力~台灣世界展望會讓人資管理更自動化

王雨婷 台灣世界展望會 人力資源部 主任
產業別：非營利事業機構　公司名稱：台灣世界展望會　成立時間：1964年　公司網址：http://www.worldvision.org.tw/
主要商品／服務項目：⊙資助兒童計劃⊙兒童保護工作 ⊙飢餓三十  ⊙志願服務

愛要更省力

台灣世界展望會（以下簡稱：本會）創立於民國 53 年，多年來照顧貧困弱勢的足跡，由國內偏遠山區、濱海、離島等貧苦角落，擴大至關懷現代化大都會所衍生的社會問題，並帶動國人愛心，幫助海外 76 個國家。隨著服務區域日益擴大，愈來愈多的同工（註）願意投身加入我們的行列。本會的服務對象多處於偏遠離鄉部落或山區，同工更分散座落於全省各地，過去雖有採用 DOS 系統來進行作業上的輔助，但在流程上仍會牽涉到許多紙本作業，因此，在文件的往返上或是表格流程上，都要花很多時間與人力成本，為提供更好、更多的照顧服務，我們積極降低不必要的作業流程、減少人力與時間成本耗費，讓人力與時間能充分發揮在有需要的地方。

審視評估　多方探查

至此，本會積極思考如何節省作業流程、人力與時間的成本。起初的構想僅是單純的想導入一套人力資源的套裝軟體以取代過去的 DOS 軟體，經過評估後，深切認為若只更換人力資源部所使用的軟體或系統，實際上對於整體人力資源作業並不會產生百分之百的效益，因此，本會更深一層的思考，是否該將系統延伸到使用端，連同工的使用面都一併e化才會提昇整體的效率？但又考量到整體上線的時間跟流程會不會因此而延宕？若以長程效益來看，一次將事情做好會比事後因地事宜的再度調整來的有益。因此，本會也積極參考同業的意見，並根據本會的預期目標進行廠商選擇，最後篩選出三家廠商進行簡報說明與比價，最後由叡揚資訊勝出，開始建置此一專案。另外，我們在參考同業經驗時，聽到許多關於叡揚在專案管理的執行及服務品質都建立不錯的口碑，而展望會最重視的也在此，當然，其他如系統面、功能面及使用性也都很完備，這些都是叡揚勝出的重要原因。

親臨現場　逐一散播

此次的人力資源資訊系統建置，是一項全面e化的過程，除人力資源部本身的作業系統有大幅度的調整與改變外，對於全省各地的同工來說，更是一項作業習慣上的改變，由原本的紙本作業一躍而成線上電腦作業，再加上並不是每位同工對於電腦操作使用上都相當擅長，因此需要有一套搭配上線計畫的整體推廣過程，第一階段便是教育訓練。實際的執行過程相當辛苦，尤其是我們的同工是散佈全省共約有 500-600 人，光是去上課或是推動便需要跋山涉水深入各偏遠地區，叡揚也真切的做到全面性的推廣教育訓練。同時叡揚也要排定上線進度，新舊系統進行批次測試央A這其中有許多的階段對我們來說雖是辛苦，但卻也是一次很好的學習機會。

積極溝通　堅守團隊任務

本會的人力資源部可說是第一個e化上線的單位。回顧整個專案建置時的過程，因多數同工舊有的使用習慣為行之有年的 DOS 系統，而且已使用的相當順手，由於人資系統涉及的層面相當廣泛也很繁瑣，因此，光是功能面或使用面，同工們可能就要來來回回跟叡揚的專案團隊有許多的討論，在討論流程的過程中，或許因彼此立場的不同、認知差異在溝通上便產生不同的意見，這時便透過叡揚專案團隊的工作模式與觀念及建置經驗一同修正意見，建立共識，經過前面一段的磨合過程後雙方的配合也漸上軌道、漸入佳境，這次的經驗對同工們來說也是一項成長與學習的機會。
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值得一提的是，有別於其他廠商在專案執行過程中不時更換專案經理或人員流動率高，間接影響系統上線的品質，反觀叡揚的專案團隊打從一開始到結案都是原班人馬，所有參與建置的人員都相當瞭解專案的來龍去脈，不會因為新舊人員交接而造成溝通上的落差或進度上的延遲，也讓本會感受到其專案團隊的穩定性。

化繁為簡　畢其功於一役

以往本會使用的是 DOS 系統，由於系統老舊無法多機作業，以致資料不能互相分享或是統計分析。舉例來說，薪資計算與人事異動分別由兩位同工負責，在過去 DOS 系統中，薪資計算需要本會每位同工的異動資料，以便計算扣薪或考勤部份，於是負責人事異動或是考勤的同工，需先將資料從 DOS 中整理出來轉檔成 Excel，再將 Excel 資料交給薪資計算的同工，根據這些數據再去核算薪水，如此便造成在薪資計算流程上時間與人力成本的耗費。此外，舊系統也無法在同一系統中產生數據分析或是轉檔作業，甚至有些數據統計需從 DOS 撈出後轉到 Excel，再用 Excel 的功能進行本會需要的分析數據，常會因一張報表的產出需花費多項人力與時間。現在透過人力資源資訊系統，可以直接產生我們要的報表跟數據，所以在製作的過程中，時間成本跟人力成本也節省下很多。

另外，對於一般同工而言，人資作業上也方便許多，舉例像是在考勤部份，以往請假的程序都是紙本作業，需先填寫假單，送簽核也需一層層的遞送；有時同工們想查詢還剩多少年假或是已休多少假別等訊息，以前都必須透過打電話詢問該部門的秘書或人資部門，由我們再進系統幫忙查詢。現在本會的人資作業已全面e化，同工們只需上線，隨時可以得到如假請狀況、剩餘假別天數等資訊，請假流程也變得無地域上的差別，也快速方便許多，對同工們來說是很大的便利。
這套系統讓我們的人力資源每個功能可以有更全面性的連結，而非像以往各個獨立的，當然更加入舊系統所沒有的功能，像是訓練功能或是報表功能都涵蓋在一個系統裡面，同時無形中，藉由這系統讓我們整個人力資源的管理跟架構可以更多元。
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以前的 DOS 系統並沒有涵蓋教育訓練功能，有關同工的教育訓練都由各部門或各辦事處自行負責，形成每個部門所花掉的訓練費用，或是每位同工的受訓記錄或時數無法進行匯整。現在則可使用系統裡的教育訓練功能讓訓練體系更完備，像是共通課程、新人課程、管理課程或通識性課程，就統歸人資部來主導，至於各部門的專業訓練課程由各部門自行舉辦，並透過系統讓主責訓練的部門可快速的建立受訓同工的訓練時數跟紀錄，也同時作為年底績效考核的參考，或是主管依據必備專業訓練時數作為同工晉升時的參考指標。

階段性句點　期待再相會

目前專案已進入保固期，隨後陸續有一些新增功能或是程式上的微調，若進行順利，一切可望在九月底前結束。這次建置人資系統的經驗，對我們人資部同工而言是一次全新的體驗，若是時光可以重回到一開始的需求訪談，那麼我們會希望讓雙方的思考可更全面或更周延，以降低系統在完成後所需要的修改或新增的需求，讓雙方的合作可以有更好的配搭、培養出更好的合作默契。

全面思考 整體受益

面對迅速e化的世界，IT 部門將扮演吃重的角色，現在展望會除了人資系統e化外，其他幾個系統也正持續進行中，為了整合合系統的資源並讓同工們共享，我們期待這些系統未來都可以統一在共同平台上運作，讓資源整合的效益發揮到最大。
註：同工一詞基督教對於共同進行同一社會工作人員的一種稱謂。